MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA UNIDAD DE 
COMUNICACIÓN SOCIAL DEL INSTITUTO ELECTORAL 
DEL ESTADO DE MÉXICO 


ÍNDICE 

• 
Presentación 
• 
Objetivo General 
• 
Objetivo Particular 
• 
Base Jurídica 
• 
Organigrama de la Unidad de Comunicación Social 
Procedimientos, Programas, Flujogramas y Formatos: 

. 
Solicitud de inserción en prensa. 
. 
Recepción y registro de facturas de medios de comunicación. 
. 
Trámite y control de facturas de medios de comunicación. 
. 
Solicitud de contratación de servicios. 
. 
Control presupuestal. 
. 
Reparación y mantenimiento de vehículo(s) asignado(s). 
. 
Solicitud de mantenimiento y/o reparación de mobiliario y equipo de oficina. 
. 
Reembolso de fondo fijo. 
. 
Solicitud de bienes de consumo. 
. 
Cobertura de audio, video, fotografía y sonorización en eventos fuera del Instituto. 
. 
Atención y orientación a los representantes de los medios masivos de comunicación. 
. 
Brindar el servicio de sala de prensa para atención a los representantes de los 


medios de comunicación. 
. 
Elaboración de las Estrategias de Comunicación Institucional. 
. 
Simbología. 
. 
Glosario. 



PRESENTACIÓN 

El presente Manual de Procedimientos es un instrumento normativo que tiene el objetivo 
de generar eficiencia en el quehacer institucional cotidiano, ya que contribuye al 
establecimiento y conocimiento de las actividades que realizan los servidores electorales 
adscritos a la Unidad de Comunicación Social. Además, incluye procedimientos 
específicos que señalan las actividades y responsabilidades de los servidores públicos 
electorales del área, a fin de establecer mediante procedimientos claros, los métodos, rutas 
de trabajo y trámites a desarrollar. 

Los procedimientos son la secuencia de etapas para llevar a cabo un determinado tipo de 
trabajo o actividad y servir de instrumento en la administración de las actividades que 
realiza la Unidad de Comunicación Social, garantizando a los servidores públicos 
electorales adscritos, la utilización de métodos prescritos para el adecuado cumplimiento 
de sus tareas. 

El Manual es una valiosa guía de acción que delimita la ejecución de las actividades y, por 
tanto, de las responsabilidades, detallando la forma bajo la cual se desarrollan, 
conformando así una secuencia cronológica de tareas que conducen al mejoramiento 
administrativo y operativo de los servicios que brinda, facilitando su cumplimiento en tiempo 
y forma, al proporcionar información precisa sobre aspectos de funcionalidad interna de la 
Unidad de Comunicación Social, al personal permanente y al que se incorpora en 
proceso electoral; su consulta permite el desarrollo adecuado de las actividades diarias 
y la forma en que están organizados e integrados sus propias áreas, lo que permite el 
adecuado flujo de comunicación y coordinación, tanto interno como externo. 

El Manual de Procedimientos de la Unidad de Comunicación Social del IEEM contiene la 
información precisa, ordenada y sistemática de las políticas y procedimientos necesarios 
para la ejecución del trabajo de la Unidad. Además, contempla el desarrollo a detalle de las 
actividades de sus áreas como el Área Administrativa, el Área de Audio y Video, el 
Área Secretarial y las sustantivas que son Monitoreo, Síntesis y Análisis, Área de 
Información y Atención a Medios, el Área de Diseño Gráfico, Aplicación de Imagen y 
Servicios de Impresión y el Centro de Producción Audiovisual (CePAV). 

Respecto a las políticas y los procedimientos a seguir en la ejecución de las actividades, 
se incluyen en el Manual, las ilustraciones a partir de los diagramas de flujo que 
puntualizan la ejecución y responsabilidad de las acciones, sus relaciones y labores 
principales. Asimismo, establece los formatos y documentación que se utilizan en cada 
uno de los procedimientos y su correspondiente instructivo de llenado, 

Al final del Manual se ubica la guía de simbología aplicada en los diagramas de flujo, el 
glosario de términos, la hoja de validación y créditos respectivos. 


OBJETIVO GENERAL 

El Manual de Procedimientos es un instrumento normativo que tiene el objetivo de 
generar eficiencia en el quehacer institucional cotidiano, ya que contribuye al 
establecimiento y conocimiento de las actividades que realizan los servidores electorales 
adscritos a la Unidad de Comunicación Social. Además, incluye procedimientos 
específicos que señalan las actividades y responsabilidades de los servidores públicos 
electorales del área, a fin de establecer mediante procedimientos claros, los métodos, rutas 
de trabajo y trámites a desarrollar. 

OBJETIVO PARTICULAR 

Establecer las bases de la estructura operativa, criterios, procedimientos, objetivos, 
atribuciones y competencias de la Unidad de Comunicación Social para el adecuado 
desarrollo de sus actividades y servir de instrumento normativo en la administración de las 
actividades que realiza el área, garantizando a sus servidores públicos electorales adscritos, 
la aplicación de procedimientos y métodos claros y específicos apegados a la normatividad 
para el cumplimiento eficiente de las actividades y responsabilidades de la Unidad de 
Comunicación Social. 


BASE JURÍDICA 


• 
Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de México 
A partir de la Reforma Integral de la Constitución Política del Estado, publicada mediante 
decreto número 237, de fecha 24 de junio de 2014, en el artículo 11 menciona que la 
organización, desarrollo y vigilancia de los procesos electorales para las elecciones de 
Gobernador, Diputados a la Legislatura del Estado y miembros de Ayuntamientos es una 
función que se realiza a través del Instituto Nacional Electoral y del Organismo Público 
Electoral del Estado de México, denominado Instituto Electoral del Estado de México. 

• 
Código Electoral del Estado de México 
Con base en el Decreto número 248, aprobado por la H. LVIII Legislatura del Estado de 
México, por el cual se expide el Código Electoral del Estado de México, dicho ordenamiento, 
en su Libro Cuarto define al Instituto como un Organismo Público dotado de personalidad 
jurídica y patrimonio propio, autónomo en su funcionamiento e independiente en sus 
decisiones, responsable de la organización, desarrollo y vigilancia de los procesos 
electorales, el cual se regirá para su organización, funcionamiento y control, por los 
principios de certeza, imparcialidad, independencia, legalidad, máxima publicidad y 
objetividad, así como por las disposiciones constitucionales y legales relativas a la materia 
político electoral, las que emita el Instituto Nacional Electoral y las del propio Código 
Electoral del Estado de México. 

Artículo 192. La Junta General del Instituto será presidida por el Consejero Presidente y 
contará con la participación con derecho a voz del Secretario Ejecutivo, quien fungirá en 
calidad de Secretario General de Acuerdos y del Director Jurídico Consultivo, y con derecho 
a voz y voto los directores de Organización, Capacitación, Partidos Políticos y 
Administración. La Junta General tomará sus decisiones por mayoría de votos, en caso de 
empate el Presidente tendrá voto de calidad. 

Las direcciones y la Unidad de Informática y Estadística estarán adscritas a la Secretaría 
Ejecutiva. La Contraloría General, la Unidad de Comunicación Social y el Centro de 
Formación y Documentación Electoral estarán adscritos al Consejo General. 

El Contralor General podrá participar con derecho a voz, a convocatoria del Consejero 
Presidente, en las sesiones de la Junta General. 

4 



PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE INSERCIÓN EN PRENSA 

OBJETIVO: 

La Unidad de Comunicación Social dará cumplimiento a las políticas de comunicación 
aprobadas y atenderá las solicitudes de las diferentes Unidades Administrativas del IEEM que 
requieran inserciones en prensa. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social verificará la disponibilidad presupuestal con 
la Dirección de Administración, para realizar inserciones en prensa mensualmente. 
2. 
Con la finalidad de evitar discrecionalidad, el Jefe de la Unidad de Comunicación Social, 
con base en los criterios que se mencionan a continuación, verificará la viabilidad d e l a 
publicación de inserciones en medios impresos de comunicación solicitando la 
autorización del Consejero Presidente y el Visto Bueno del Secretario Ejecutivo del 
Instituto, procurando en todo momento las mejores condiciones para el Instituto: 
. 
Cantidad de la información a publicar 

. 
Periodicidad del medio 

. 
Rotación de medios 

. 
Cobertura-circulación 

. 
Región de la entidad que se requiere informar 

. 
Tiraje 

. 
Costo de la inserción 

Los medios de comunicación deberán contar con al menos 6 meses de circulación para su 
contratación. 

3. 
El Área Administrativa elaborará la solicitud de inserción en prensa, la cual contendrá 
fechas de solicitud y publicación, medio, razón social y clave de identificación. 
4. 
El Área Administrativa proporcionará en tiempo y forma los materiales al prestador del 
bien o servicio para la publicación en el medio impreso. 
5. 
El Área Administrativa controlará las inserciones en prensa con la finalidad de llevar a 
cabo un adecuado registro del número de inserciones proporcionadas a los medios de 
comunicación, eficientando el Control Presupuestal. 
5 



6. 
El Jefe del Departamento de Monitoreo, Análisis y Síntesis será el responsable de 
verificar las publicaciones solicitadas por la Unidad de Comunicación Social a los medios 
de comunicación impresos. 
7. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social informará al Comité de Adquisiciones, 
Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto Electoral del 
Estado de México, el número de inserciones en prensa realizadas de manera trimestral en 
Periodo Ordinario y en Periodo Electoral al haber concluido éste dentro de los 30 días 
naturales siguientes. 
6 



PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE INSERCIÓN EN PRENSA 


No. 
DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
RESPONSABLE 
PASOS UTILIZADO 
1 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Recibe solicitud del área usuaria o en su defecto se 
revisan las Políticas de Comunicación a realizarse. 
. 
Verifica la disponibilidad presupuestal. 
. 
Instruye al Área Administrativa de la Unidad de 
Comunicación Social, la elaboración de la solicitud 
de inserción en prensa. 
UCS/01/SIP/01 
2 Área Administrativa 
. 
Elabora la solicitud de inserción en prensa y la turna 
al Jefe de la Unidad de Comunicación Social. 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Recibe y revisa la solicitud de inserción en prensa, 
verificando su viabilidad, cobertura, tamaño, medio, 
costo y determina. 
4 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Si no es correcta, la devuelve al Área Administrativa 
de la Unidad de Comunicación Social, para su 
corrección (se conecta con el paso número 2 de este 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Si es correcta firma y devuelve. 
6 Área Administrativa 
. 
Recibe y registra en el sistema de control. 
. 
Entrega la solicitud de inserción en prensa a la 
Presidencia para su autorización. 
7 
Consejero 
Presidente 
. 
Recibe y verifica que la solicitud esté firmada por el 
solicitante. 
. 
Firma de autorización y devuelve al Área Administrativa 
de la Unidad de Comunicación Social. 
8 Área Administrativa 
. 
Recibe la solicitud de inserción en prensa, con la 
autorización y la entrega al Secretario Ejecutivo para 
su visto bueno. 
9 
Secretario Ejecutivo 
. 
Recibe y verifica la solicitud de inserción en prensa, esté 
firmada por el solicitante y contenga la autorización del 
Consejero Presidente. 
. 
Firma de visto bueno y la devuelve al Área Administrativa 
de la Unidad de Comunicación Social. 
10 Área Administrativa 
. 
Recibe la solicitud de inserción en prensa debidamente 
firmada; fotocopia y envía con el material necesario 
para su difusión al prestador del bien o servicio 
asignado. 
11 
Prestador del bien o 
servicio 
. 
Recibe la solicitud de inserción en prensa, así como 
el material correspondiente. 
. 
Confirma la recepción. 
12 Área Administrativa 
. 
Recibe confirmación de recepción, informa al Jefe de 
la Unidad de Comunicación Social sobre la publicación 
solicitada. 
Fin de Procedimiento 

7 



PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE INSERCIÓN EN PRENSA 




FORMATO: UCS/01/SIP/01 

SOLICITUD DE INSERCIÓN EN PRENSA 

(1) FECHA: 
DÍA MES AÑO 
(2) P(
3) 
(4) 
(5) 
(6) 
(7) 
MEDIO: 
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: 
TAMAÑO O ESPACIO: 
DESCRIPCIÓN DEL TEXTO: 
SOLICITUD: 
(8) 

S 
6 
D 
7 
L 
8 
M 
9 
M 
10 
J 
11 
V 
12 
S 
13 
D 
14 
L 
15 
M 
16 
M 
17 
J 
18 
V 
19 
S 
20 
D 
21 
L 
22 
M 
23 
M 
24 
J 
25 
V 
26 

(8-A) TOTAL: 
(9) OBSERVACIONES: 
(10) AGENTE: 
(11)SOLICITÓ (12)AUTORIZÓ 
NOMBRE NOMBRE 
JEFE DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL CONSEJERO PRESIDENTE 
(13)Vo. Bo. 
NOMBRE 

SECRETARIO EJECUTIVO 

(14) 
NOTA: Favor de facturar después de 3 días de la publicación. Es necesario enviar 3 testigos de la publicación con la 
orden de inserción. 
(15) c.c.p. Unidad de Comunicación Social 

FORMATO UCS/01/SIP/01 

SOLICITUD DE INSERCIÓN EN PRENSA 

INSTRUCTIVO DE LLENADO: 


1. 
FECHA: Con números arábigos se anota la fecha iniciando con el día, mes y año. 
2. 
P-000: Se anota el número consecutivo correspondiente a la solicitud de inserción. 
3. 
MEDIO: Se anota el nombre del periódico al que se solicita la publicación 
4. 
NOMBRE, RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL: Se anota el nombre, razón o 
denominación social del medio al que se solicita la publicación. 
5. 
TAMAÑO O ESPACIO: Se especifica el tamaño de la inserción que puede ser un 
cintillo, 1/8 de plana, 1/4 de plana, 1/2 plana, robaplana, una plana y dos planas. 
6. 
DESCRIPCIÓN DEL TEXTO: Se anota en forma general de lo que trata el texto. 
7. 
FECHA DE PEDIDO O SOLICITUD: Se anota la fecha en la que será publicada la 
información solicitada. 
8. 
IDENTIFICACIÓN DE FECHA DE PUBLICACIÓN: En el calendario inserto se 
marca el día de la publicación con letras blancas y bordes negros. 
8-A.-TOTAL: Se registra el total de las inserciones solicitadas. 

9. 
OBSERVACIONES: En su caso, información adicional de la publicación. 
10. 
AGENTE: Se anota el nombre del agente que atiende al Instituto como 
responsable del medio publicitario. 
11. 
SOLICITÓ: Se anota el nombre del Titular de la Unidad para ser firmada y 
continuar con el procedimiento de autorización. 
12. 
AUTORIZÓ: Se anota el nombre del Consejero Presidente. 
13. 
VISTO BUENO: Se anota el nombre del Secretario Ejecutivo para ser firmada. 
14. 
NOTA: Es un señalamiento breve y necesario sobre la normatividad que el 
prestador del bien o servicio deberá observar. 
15. 
C.C.P. Se señala copia de la solicitud de inserción en prensa a la Unidad de 
Comunicación Social. 

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS DE MEDIOS DE 
COMUNICACIÓN 


OBJETIVO: 

Eficientar la recepción y registro de las facturas emitidas por los medios de comunicación, 
entregadas y presentadas al Área Administrativa para la tramitación del pago del servicio 
prestado. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Área Administrativa para la recepción de facturas de medios de comunicación 
deberá verificar que la(s) factura(s) no contengan tachaduras o enmendaduras y 
estén debidamente requisitadas. 
2. 
El Área Administrativa revisará los soportes (3 testigos de la publicación) anexos a la 
factura. 
3. 
El Área Administrativa, una vez que presenta la documentación el prestador del 
servicio procederá al registro de la(s) factura(s) correspondiente(s). 

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS DE MEDIOS DE 
COMUNICACIÓN 

No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
Prestador del bien o 

1 

servicio 

2 

Área Administrativa 

3 

Área Administrativa 

4 

Área Administrativa 

. 
Elabora la factura e integra los 
soportes correspondientes siendo 
necesario entregar tres testigos de la 
publicación; así como la solicitud 
respectiva y remite a la Unidad de 
Comunicación Social. 

. 
Recibe y revisa la factura, copia de 
la solicitud de inserción en prensa, 
así como los soportes de difusión y 
determina. 

. 
Si no es correcta se notifica al 
prestador del bien o servicio para 
realizar la corrección de la 
documentación (se conecta con el 

UCS/02/RRFMC/01

paso número 1 de este 
procedimiento). 


. 
Si es correcta registra la entrada de 
la documentación en el formato de 
“Recepción y Registro de Facturas 
de Medios de Comunicación.” 


. 
Se resguarda la documentación para 
enviarse posteriormente a pago a 
través de procedimiento “Trámite de 
Facturas de Medios de 
Comunicación”. 

Fin del procedimiento. 


PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS DE MEDIOS DE 
COMUNICACIÓN 



FORMATO: UCS/02/RRFMC/01 

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN 

(1) FECHA DE 
RECEPCIÓN 
(2) HORA 
(3) No. DE 
FACTURA 
(4) NOMBRE O 
RAZÓN SOCIAL 
(5) CANTIDAD 
(6) FIRMA DE QUIEN 
RECIBE 
(7) ELABORÓ (8) AUTORIZÓ 
14 



RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN 

INSTRUCTIVO DE LLENADO. 

1. 
FECHA DE RECEPCIÓN: Con números arábigos se anota la fecha iniciando con el 
día, mes y año, en el que el proveedor entrega la factura acompañada de 
copia de la solicitud inserción al Área Administrativa. 
2. 
HORA: Se anota la hora en la que se esta recibiendo la factura. 
3. 
No. DE FACTURA: Se anota el número de la factura que el proveedor esta 
entregando. 
4. 
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Se anota el nombre, razón o denominación social 
del medio al que se solicitó el servicio. 
5. 
CANTIDAD: Se anota la cantidad total en pesos, de la factura. 
6. 
FIRMA DE QUIEN RECIBE: El servidor público electoral que recibió y resguada la 
factura que esta recibiendo. 
7. 
ELABORÓ: El servidor público electoral que labora en el Área Administrativa registra 
su firma. 
8. 
AUTORIZÓ: Se anota el nombre del Titular de la Unidad. 

PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE FACTURAS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN 


OBJETIVO: 


Tramitar y controlar de manera eficiente y oportuna las facturas emitidas por los medios 
de comunicación con el fin de dar cumplimiento a los compromisos de pago contraídos 
por la prestación del servicio. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Área Administrativa clasificará las facturas de acuerdo al medio de comunicación, 
requisitará el formato de trámite de facturas. 
2. 
El Área Administrativa integrará las facturas con los soportes correspondientes para 
su trámite de pago ante la Dirección de Administración. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social revisará y autorizará la(s) factura(s) así 
como la relación y soporte de las mismas. 
4. 
El Área Administrativa al concluir el trámite de pago de facturas de los medios de 
comunicación efectuará el control de las mismas mediante la captura de los datos en 
un sistema, emitiendo la información cuando el Jefe de la Unidad de Comunicación 
Social lo requiera. 

PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE FACTURAS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 


No. 
PASO 
FORMATO 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
UTILIZADO 
1 Área Administrativa 
Se deriva del procedimiento 
Recepción y Registro de Facturas. 
. 
Clasifica las facturas de acuerdo 
al medio de Comunicación. 
. 
Requisita el formato “Trámite de 
Facturas de Medios de 
Comunicación”. 
. 
Integra las facturas con sus 
soportes así como el formato 
“Trámite de Facturas de Medios 
de Comunicación” y entrega al 
Jefe de la Unidad de Comunicación 
Social. 
UCS/02/TCFMC/01 
2 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Recibe, revisa las facturas y el 
formato de trámite y determina. 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Si son incorrectas las devuelve al 
Área Administrativa. 
4 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Si son correctasfirma y devuelve. 
5 Área Administrativa 
. 
Recibe la documentación y el 
formato debidamente autorizados, 
fotocopia las facturas en un tanto 
y el formato en tres tantos, envía 
originales a la Dirección de 
Administración. 
6 
Dirección de 
Administración 
. 
Recibe el formato, facturas y 
testigos originales, sella de recibido 
el acuse y entrega. 
7 Área Administrativa 
. 
Recibe el acuse del formato de 
trámite de facturas para pago. 
. 
Remite a la Presidencia y a la 
Secretaría Ejecutiva copias 
8 Área Administrativa 
. 
La información del sistema se 
emite cuando el Jefe de la Unidad 
lo solicite. 
Fin del procedimiento. 


PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE FACTURAS DE MEDIOS DE 
COMUNICACIÓN. 


18 



FORMATO: UCS/03/TCFMC/01 



(10) 
c.c.p. Consejero Presidente 
Secretario Ejecutivo 
Minutario 
19 



FORMATO: UCS/03/TFMC/01 

TRÁMITE DE FACTURAS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN. 

INSTRUCTIVO DE LLENADO. 

1. 
FECHA: Con números arábigos se anota la fecha iniciando con el día, mes y año. 
2. 
No. DE TRÁMITE DE FACTURAS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Se anota el 
número consecutivo del trámite correspondiente. 
3. 
DESTINATARIO: Director de Administración del Instituto. 
4. 
TEXTO: Solicitud de trámite correspondiente para el pago de las facturas. 
5. 
MEDIO: Se anota la Razón Social del medio de comunicación de quien se trata. 
6. 
No. DE SOLICITUD: Se anota el número de solicitud que generó el servicio por el 
cual se emitió una factura. 
7. 
No. DE FACTURA: Se anota el número que presenta la factura. 
8. 
IMPORTE: Se anota la cantidad en pesos del total de la factura. 
9. 
NOMBRE Y FIRMA: Jefe de la Unidad de Comunicación Social. 
10. COPIAS: Se entrega copia simple del formato “Trámite de Facturas de Medios de 
Comunicación” al Consejero Presidente y Secretario Ejecutivo. 

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 


OBJETIVO: 

Eficientar la difusión de comunicación masiva con el fin de mantener informados a los 
ciudadanos en los aspectos electorales así como conservar y mejorar la identidad del 
Instituto. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Consejero Presidente revisará las políticas de comunicación p r o p u e s t a s p o r 
la Unidad de Comunicación Social o en su caso instruirá la difusión 
de productos específicos. 
2. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social elaborará un oficio al Presidente del 
Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios 
del Instituto Electoral del Estado de México, para la adquisición de bienes o para la 
contratación de servicios con especificaciones técnicas o características que deban 
cumplir los bienes o servicios, garantizando las mejores condiciones de calidad, 
cantidad y observando la optimización de los recursos. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social acudirá a la Sesión del Comité de 
Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del 
Instituto Electoral del Estado de México. 
4. 
El Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de 
Servicios del Instituto Electoral del Estado de México analizará, emitirá y dictaminará 
sobre la solicitud de la adquisición de bienes o la contratación de servicios, notificando 
al prestador del servicio sobre su adjudicación. 
5. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social entregará al prestador del servicio el 
material necesario para la realización del servicio contratado. 
6. 
El Personal de la Unidad de Comunicación Social verificará que los bienes 
adquiridos o la contratación del servicio cumplan con las características que fueron 
solicitdas. 

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 


No. 
PASOS 
FORMATO 
UTILIZADO 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
1 Consejero Presidente 
. 
Revisa las políticas de comunicación o 
en su caso instruye por oficio al Jefe de 
la Unidad de Comunicación Social, la 
difusión de productos específicos para 
la cobertura de campañas. 
2 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
. 
Recibe oficio del Consejero 
Presidente o en su defecto revisa las 
Políticas de Comunicación a realizarse. 
Elabora y envía oficio de solicitud 
dirigido al Presidente del Comité de 
Adquisiciones, Enajenaciones, 
Arrendamientos y Contratación de 
Servicios del Instituto Electoral del 
Estado de México, anexando ficha 
técnica. 
3 
Presidente del Comité 
de Adquisiciones, 
Enajenaciones, 
Arrendamientos y 
Contratación de 
Servicios del Instituto 
Electoral del Estado de 
México. 
. 
. 
Recibe oficio de solicitud de servicios 
y tramita. 
Elabora y envía al Jefe de la Unidad 
de Comunicación Social el oficio 
indicando fecha y hora en que se 
celebrará la Sesión del Comité. 
4 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Recibe oficio, se entera y acude como 
área usuaria a la sesión en el día y 
hora señalados. 
5 
Presidente del Comité 
de Adquisiciones, 
Enajenaciones, 
Arrendamientos y 
Contratación de 
Servicios del Instituto 
Electoral del Estado de 
México. 
. 
. 
. 
En sesión analiza la documentación 
presentada. 
Emite la opinión que corresponda con 
relación a la prestación de servicios y 
dictamina. 
Emite dictamen de adjudicación y 
notifica al prestador del servicio y al 
Jefe de la Unidad de Comunicación 
Social. 
6 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Recibe notificación, se entera y espera. 
7 Prestador del Servicio 
. 
Recibe notificación, se entera de la 
adjudicación y acude a la Unidad de 
Comunicación Social. 


No. 
PASOS 
8 
o. 
PASOS 
8 
FORMATO 
UTILIZADO 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Entrega al prestador del servicio el 
material necesario para la contratación 
del servicio. 
9 Prestador del Servicio 
. 
Recibe materiales 
. 
Realiza los productos o servicios 
solicitados. 
. 
Entrega los bienes o testigos de la 
contratación de servicios al Jefe de la 
Unidad de Comunicación Social. 
10 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Recibe y verifica los artículos revisa 
los productos contratados. 
Fin del procedimiento. 


PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 



24 



PROCEDIMIENTO: CONTROL PRESUPUESTAL 


OBJETIVO: 

Conocer el presupuesto de egresos autorizado anualmente a efecto de controlar el avance 
presupuestal mensual mediante una base de datos que permita verificar las actividades 
programadas por la Unidad de Comunicación Social. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación solicitará a la Dirección de Administración el 
Presupuesto de Egresos autorizado a la Unidad de Comunicación Social para conocer 
las partidas presupuestales y efectuar el ejercicio real del Presupuesto. 
2. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social verificará el contenido del Anteproyecto 
de Egresos de la Unidad contra el Presupuesto de Egresos autorizado, a fin de 
detectar posibles recortes o ajustes presupuestales; en caso de que éstos llegaran a 
presentase los verificará con el Director de Administración a efecto de ejercer el 
Presupuesto real y en caso necesario efectuar ajustes de planes y programas. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social deberá obtener de la Dirección de 
Administración mensualmente el avance del Ejercicio Presupuestal para su 
seguimiento. 
4. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social efectuará mensualmente el seguimiento 
de los avances del Ejercicio Presupuestal de la Unidad con la finalidad de detectar los 
posibles sobregiros y subutilizaciones, entre otros, para ser coherentes con las 
actividades programadas. 
5. 
El Área Administrativa controlará las facturas de los gastos efectuados por la Unidad. 

PROCEDIMIENTO: CONTROL PRESUPUESTAL 


No. 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
PASOS UTILIZADO 
1 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Elabora oficio solicitando a la Dirección 
de Administración el presupuesto de 
egresos anual, asignado a la Unidad y 
entrega. 
UCS/05/CP/01 
2 
Dirección de 
Administración 
• 
• 
Recibe oficio y sella acuse de recibo. 
Remite el presupuesto de egresos anual 
autorizado para la Unidad de 
Comunicación Social. 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
• 
Recibe el presupuesto de egresos 
anual. 
Verifica lo autorizado con el contenido 
del anteproyecto elaborado en la Unidad 
y determina. 
4 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Si existen ajustes presupuestales los 
verifica con el Director de 
Administración. 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Si no existen ajustes presupuestales, 
envía al Área Administrativa para el 
seguimiento de los avances 
presupuestales. 
6 
Director de 
Administración 
• 
Hace del conocimiento del Jefe de la 
Unidad de Comunicación Social los 
ajustes presupuestales realizados al 
anteproyecto de la Unidad. 
7 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
• 
• 
Conoce por partida presupuestal y 
programática los ajustes para efectuar el 
ejercicio real del presupuesto de 
egresos anual de la Unidad. 
Comunica al Área Administrativa la 
situación real que guarda el presupuesto 
de egresos anual de la Unidad. 
Instruye que el seguimiento y avance 
presupuestal coincidan con las 
actividades programadas. 


No. o. 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
PASOS UTILIZADO 
8 Área Administrativa 
• 
• 
• 
• 
Obtiene de la Dirección de Administración 
los avances presupuestales por 
programa. 
Compara los avances presupuestales 
con las relaciones de facturas para pago 
en todos los rubros y con los gastos de 
operación de la Unidad. 
Captura la información y emite el 
formato “Informe del Avance 
Presupuestal por Rubro”. 
Remite al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social para su 
conocimiento y apoya en la toma de 
decisiones. 
9 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Recibe el “Informe del Avance 
Presupuestal por Rubro” 
y lo resguarda 
para consulta. 
Fin del procedimiento. 


PROCEDIMIENTO: CONTROL PRESUPUESTAL 




PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE 
VEHÍCULO (S) ASIGNADO(S) 

OBJETIVO: 

Mantener en óptimas condiciones el (los) vehículo(s) asignado(s) a la Unidad de 
Comunicación Social solicitando oportunamente su reparación y mantenimiento. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social instruirá sobre el trámite de reparación y 
mantenimiento de vehículo(s) asignado(s). 
2. 
Área Administrativa será la responsable del trámite de reparación y mantenimiento de 
vehículo(s) asignado(s) informando al Jefe de la Unidad de Comunicación Social la 
situación que guarda esta actividad. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social deberá firmar la documentación que 
presente la Dirección de Administración sobre la reparación y mantenimiento de 
vehículo (s) asignado (s) a la Unidad. 

PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE 
VEHÍCULO(S) ASIGNADO(S) 

No. 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
PASOS UTILIZADO 
1 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Instruye al Área Administrativa para que 
realice el trámite para reparar o dar 
mantenimiento al(los) vehículo(s) 
asignado(s). 
2 Área Administrativa 
• 
Elabora oficio solicitando reparación o 
mantenimiento del vehículo (s) asignado 
(s), dirigido a la Dirección de 
Administración y lo entrega al Jefe de la 
Unidad de Comunicación Social para su 
firma. 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Recibe y revisa el oficio, si es correcto lo 
firma. 
4 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
No es correcto, lo devuelve para su 
corrección (se conecta con el paso 
número 2 de este procedimiento). 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Si es correcto lo firma y lo entrega junto 
con las llaves del vehículo(s) al Área 
Administrativa. 
6 Área Administrativa 
• 
Recibe oficio y llaves del(los) vehículo(s) 
para su reparación o mantenimiento, 
fotocopia el oficio y entrega a la Dirección 
de Administración. 
7 
Dirección de 
Administración 
• 
Recibe el oficio en el que se especifica el 
tipo de reparación o mantenimiento 
vehicular, lo acusa y devuelve. 
• 
Requisita el formato “Parque Vehicular, 
Orden de reparación y mantenimiento”. 
• 
Acude a la Unidad de Comunicación 
Social para obtener la firma del solicitante. 
8 Área Administrativa 
• 
Recibe acuse y archiva en el expediente 
que corresponde. 
9 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Recibe y revisa el formato que ha sido 
requisitado por la Dirección de 
Administración y determina. 
10 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Si no es correcto lo devuelve para su 
corrección (se conecta con el paso 
número 7 de este procedimiento). 
11 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Si es correcto lo firma y entrega. 

30 



No. o. 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
PASOS UTILIZADO 
12 
Dirección 
deAdministración 
• 
• 
Recibe el formato, realiza el trámite para 
reparación y espera. 
Comunica al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social la fecha de 
entrega del vehículo (s). 
13 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Se entera de la fecha de entrega y 
espera. 
14 
Dirección de 
Administración 
• 
Recepciona el(los) vehículo(s) y las 
llaves y entrega a la Unidad de 
Comunicación Social. 
15 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
• 
Recibe de conformidad las llaves y el(los) 
vehículo(s). 
Fin del procedimiento. 


PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE 
VEHÍCULO (S) ASIGNADO(S) 



PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE 
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 


OBJETIVO: 

Mantener el mobiliario y equipo de oficina en óptimas condiciones para el desarrollo 
adecuado de las funciones que desempeña la Unidad de Comunicación Social. 

POLÍTICAS: 

1. 
El personal de la Unidad de Comunicación Social usuario del mobiliario y equipo de 
oficina, bajo su resguardo, informará la detección de algún deterioro para su 
mantenimiento o reparación. 
2. 
El Área Administrativa es la responsable de tramitar ante la Dirección de 
Administración la necesidad de mantenimiento y/o reparación de mobiliario y equipo de 
oficina. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social autorizará el trámite necesario para el 
mantenimiento y/o reparación del mobiliario y equipo de oficina inventariado en la 
Unidad. 
4. 
El personal de la Unidad de Comunicación Social entregará el mobiliario y equipo de 
oficina susceptible a mantenimiento y/o reparación, al personal de la Dirección de 
Administración. 

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE 
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 

No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
1 
Personal de la 
Unidad de 
Comunicación Social 
.Detecta la necesidad de reparación de un 
bien mueble que tenga bajo su resguardo. 
.Informa verbalmente al Área Administrativa 
el estado en el que se encuentra el 
mobiliario y equipo de oficina que es 
susceptible de mantenimiento y/o 
reparación. 
2 Área Administrativa 
.Se entera, de la necesidad de 
mantenimiento y/o reparación del (los) bien 
(es) mueble (s). 
.Elabora oficio de solicitud, dirigido a la 
Dirección de Administración en el que se 
especifique la descripción del (los) bien 
(es), número de inventario y el tipo de 
mantenimiento y/o reparación que se 
requiere. 
.Entrega oficio al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social para su revisión y 
firma. 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe y revisa el oficio y determina. 
4 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.No es correcto, lo devuelve al Área 
Administrativa para su Corrección (se 
conecta con el paso número 2 de este 
procedimiento). 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Si es correcto el oficio, firma y entrega al 
Área Administrativa para continuar el 
trámite correspondiente. 
6 Área Administrativa .Recibe oficio autorizado y entrega. 
7 
Dirección de 
Administración 
.Recibe original del oficio de solicitud, sella 
de recibo el acuse y entrega. 
.Instruye para que se otorgue el servicio de 
mantenimiento y/o reparación solicitado. 
8 Área Administrativa 
.Recibe y archiva el acuse de recibo en la 
carpeta correspondiente. Informa al Jefe de 
la Unidad de Comunicación Social. 
9 
Dirección de 
Administración 
.Se presenta en la Unidad de Comunicación 
Social a retirar el mobiliario y equipo de 
oficina que requiere mantenimiento y/o 
reparación. 
10 
Personal de la 
Unidad de 
Comunicación Social 
.Entrega al personal de la Dirección de 
Administración, el mobiliario y equipo de 
oficinapara su mantenimiento y/o reparación. 
Fin del procedimiento. 

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DE 
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 



PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE FONDO FIJO 


OBJETIVO: 

Recuperar los recursos financieros que se erogan para cubrir gastos generados por la 
asignación de comisiones a través del reembolso. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social entregará para la solicitud de reembolso 
de gastos las facturas originales conteniendo los requisitos fiscales necesarios para su 
recuperación. 
2. 
El Área Administrativa recibirá las facturas y requisitará el formato de Comprobación de 
Gastos y efectuará el trámite. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social autorizará la continuidad del trámite ante 
la Dirección de Administración. 

PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE FONDO FIJO 


No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
1 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Entrega comprobantes de la Unidad de 
Comunicación Social e instruye al Área 
Administrativa realizar el trámite de 
reembolso. 
2 Área Administrativa 
.Recibe y enlista los comprobantes de 
gastos. 
.Elabora el formato “Comprobación de 
Gastos” 
.Envía el formato al Jefe de la Unidad 
de Comunicación Social para su 
revisión y firma. 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe, revisa y determina. 
4 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Si no es correcto se devuelve para su 
corrección (se conecta con el paso 
número 2 de este procedimiento). 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Si es correcto el formato, lo firma 
junto con los comprobantes de gastos; 
devolviéndolo al Área Administrativa. 
6 Área Administrativa 
.Recibe documentación firmada, 
fotocopia. 
.Entrega a la Dirección de 
Administración para su trámite 
correspondiente. 
7 
Dirección de 
Administración 
.Recibe formato y documentación 
soporte. 
.Sella de recibo, entrega acuse e 
informa fecha probable de pago. 
8 Área Administrativa 
.Recibe el acuse, informa al Jefe de la 
Unidad la fecha probable de pago. 
.Se entera y espera el pago. 
.Acude a recibir el reembolso en la 
fecha indicada. 
9 Tesorería .Paga y recaba la firma de recibido. 
Fin del procedimiento. 

PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE FONDO FIJO 



38 



PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BIENES DE CONSUMO 


OBJETIVO: 


Solicitar de manera eficiente y oportuna los bienes de consumo que el personal de la 
Unidad requiera, para el desarrollo de sus funciones y actividades. 

POLÍTICAS: 

1. 
El personal de la Unidad solicitará al Área Secretarial los bienes de consumo 
necesarios para la realización de sus actividades. 
2. 
El Área Secretarial tramitará en forma eficiente y oportuna ante la Dirección de 
Administración los requerimientos de bienes de consumo de la Unidad. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social verificará los bienes de consumo 
requeridos por el personal a su cargo. 
4. 
El Área Secretarial recibirá y resguardará los bienes de consumo para su distribución 
al personal de la Unidad. 

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BIENES DE CONSUMO 


No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
1 
Personal de la 
Unidad de 
Comunicación Social 
.Detecta la necesidad de: materiales, 
papelería, útiles de escritorio y cafetería. 
.Solicita por escrito al Área Secretarial, 
los bienes de consumo. 
2 Área Secretarial 
.Enlista los requerimientos de bienes de 
consumo. 
.Entrega al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social el formato para su 
revisión y autorización. 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe y revisa la requisición de 
almacén, verifica y determina. 
4 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Si hay alguna observación devuelve al 
Área Secretarial para su corrección (se 
conecta con el paso número 2 de este 
procedimiento). 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Si es correcta firma como solicitante y 
devuelve. 
6 Área Secretarial 
.Recibe la requisición de almacén 
autorizada. 
.Captura la requisición de almacén en el 
Sistema de Requisiciones de Bienes de 
Consumo del Sistema Automatizado del 
Departamento de Almacén. 
.Envía a la Dirección de Administración 
la requisición de almacén autorizada. 
7 
Dirección de 
Administración 
.Recibe, sella y entrega el acuse. 
8 Área Secretarial 
.Recibe el acuse debidamente sellado. 
.Informa al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social, archiva y espera 
la entrega de los bienes de consumo 
solicitados. 
9 
Dirección de 
Administración 
.Prepara y entrega los bienes de 
consumo solicitados al Área Secretarial 
junto con la requisición de almacén. 
10 Área Secretarial 
.Recibe los bienes y la requisición. 
.Firma de recibo en la requisición y 
devuelve a la Dirección de 
Administración. 
.Resguarda los bienes de consumo para 
su posterior distribución. 
11 
Dirección de 
Administración 
.Recibe requisición con la firma de recibo 
y archiva. 
Fin del procedimiento. 

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE BIENES DE CONSUMO 



41 



PROCEDIMIENTO: COBERTURA DE AUDIO, VIDEO, FOTOGRAFÍA Y 
SONORIZACIÓN EN EVENTOS FUERA DEL INSTITUTO 

OBJETIVO: 

Cubrir de manera eficiente las necesidades de servicio de audiograbación, videograbación, 
fotografía y sonorización de los eventos fuera del Instituto solicitados por las Unidades 
Administrativas y Partidos Políticos acreditados, obteniendo materiales para su consulta. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social atenderá de manera eficiente las 
peticiones escritas relacionados con la cobertura de audio, video, fotografía y 
sonorización en eventos fuera del Instituto. 
2. 
El Jefe del Área de Audio y Video deberá revisará el material, necesarios para la cobertura 
requerida. 
3. 
El Jefe de Área de Audio y Video realizará la cobertura solicitada el día, hora y lugar 
indicados; en caso de presentarse eventualidades informará al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social. 
4. 
El Jefe del Área de Audio y Video se encargará del resguardo y custodia de los 
materiales obtenidos en la cobertura de eventos fuera del Instituto para su consulta. 

PROCEDIMIENTO: COBERTURA DE AUDIO, VIDEO, FOTOGRAFÍA Y 
SONORIZACIÓN EN EVENTOS FUERA DEL INSTITUTO 

No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
1 
Consejo 
General/Unidad 
Administrativa/ 
Partidos Políticos 
Acreditados 
.Envía oficio solicitando apoyo de 
fotografía, audio, video y/o sonorización 
especificando día, hora y lugar del 
evento. 
2 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe solicitud. 
.Instruye al Área de Audio y Video que 
cubra el evento programado. 
3 
Área de Audio y 
Video 
.Prepara el equipo para la cobertura del 
evento. 
.Traslada el equipo al evento. 
.Instala y prueba el equipo antes del 
evento. 
.Cubre el evento. 
4 
Área de Audio y 
Video 
.Guarda el equipo y lo traslada al 
Instituto. 
.Etiqueta los audios y videos anotando 
fecha, evento y número de cassettes 
obtenidos. 
.Ordena y archiva los audios y videos 
por mes. 
.Informa al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social. 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe los pormenores del evento. 
Fin del procedimiento. 

PROCEDIMIENTO: COBERTURA DE AUDIO, VIDEO, FOTOGRAFÍA Y 
SONORIZACIÓN EN EVENTOS FUERA DEL INSTITUTO 



44 



PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN A LOS REPRESENTANTES DE LOS 
MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN 

OBJETIVO: 

Establecer los elementos de coordinación interna para atender las solicitudes de los 
representantes de los medios masivos de comunicación sobre la información relacionada 
con las actividades, funciones y programas del Instituto. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social atenderá de manera confiable y oportuna 
las solicitudes de información relacionada con las actividades del Instituto que 
requieran los representantes de los medios masivos de Comunicación, siendo la figura 
formal para proporcionarla. 
2. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social instruirá al Jefe del Departamento de 
Información la integración de la información necesaria para dar respuesta a las 
solicitudes realizadas por los representantes en los medios masivos de comunicación. 
3. 
El Jefe del Departamento de Información efectuará la integración de la información 
consistente en documentos, bibliografía, fichas técnicas, acuerdos y datos estadísticos. 
4. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social revisará con el Jefe del Departamento de 
Información, la información que atenderá la petición y se proporcionará a los 
representantes de los medios masivos de comunicación; respecto a los datos 
estadísticos corroborarán su vigencia y la fuente de información. 

PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN A LOS REPRESENTANTES DE LOS 


MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN 


No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
1 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe solicitudes de información por 
los Representantes de los Medios de 
Comunicación 
.Solicita al Jefe del Departamento de 
Información, la integración de la 
información necesaria. 
2 
Jefe del Departamento 
de Información 
.Integra la información relacionada con 
las actividades del Instituto. 
.Entrega la información al Jefe de la 
Unidad de Comunicación Social 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Revisará la información y se 
proporcionara al Representante del 
medio de Comunicación. 
4 
Representante del 
Medio de 
Comunicación 
.Recibe Información. 
Fin del procedimiento. 


PROCEDIMIENTO: BRINDAR EL SERVICIO DE SALA DE PRENSA PARA LA 
ATENCIÓN A LOS REPRESENTANTES DE LOS MEDIOS 
DE COMUNICACIÓN 

OBJETIVO 

Obtener en tiempo y forma los apoyos y servicios requeridos para asegurar una cobertura 
adecuada de atención a los medios masivos de comunicación en eventos de carácter 
público organizados por el Instituto. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social solicitará lo necesario para la 
organización de la Sala de Prensa, determinando las necesidades con base en las 
características o magnitud del evento a realizar. 
2. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social instruirá al Jefe del Departamento de 
Información implemente lo necesario para la atención a los medios de comunicación 
en la Sala de Prensa. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social supervisará la disposición y funcionalidad 
de la Sala de Prensa, y solicitará de manera oportuna a las Unidades 
Administrativas del Instituto la información que se distribuirá 30 minutos antes del 
evento a los representantes de los medios de Comunicación. 
4. 
El Jefe del Departamento de Información verificará constantemente la fluidez de los 
servicios y la atención a los medios de comunicación durante el desarrollo del evento. 

PROCEDIMIENTO: BRINDAR EL SERVICIO DE SALA DE PRENSA PARA LA 
ATENCIÓN A LOS REPRESENTANTES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN 


No. 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
PASOS UTILIZADO 
1 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Acuerda con el Consejero Presidente o 
el Secretario Ejecutivo la pertinencia de 
organizar la Sala de Prensa, 
determinando las necesidades, de 
acuerdo a las características o magnitud 
del evento. 
. 
Invita a los representantes de los 
medios de comunicación a los eventos y 
actividades institucionales. 
2 
Jefe del Departamento 
de Información y Difusión 
. 
Recibe instrucción y coordina con el 
Jefe del Área de Información y 
Atención a Medios, y con el Área de 
Audio y Vídeo la implementación de los 
apoyos necesarios y suficientes para la 
organización y funcionamiento de la 
Sala de Prensa. 
3 Área Secretarial 
. 
Elabora oficio a la Dirección de 
Administración solicitando el servicio de 
cafetería. 
4 
Jefe del Departamento 
de Información y Difusión 
. 
Recibe material. 
. 
Informa al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social la disposición de 
la Sala de Prensa. 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Se entera y supervisa funcionalidad de 
Sala de Prensa. 
. 
Solicita de manera verbal, a las 
Unidades Administrativas del Instituto 
que correspondan, la información que 
se distribuirá entre los representantes 
de los medios de comunicación. 
6 
Unidades 
Administrativas 
. 
Reciben solicitud de información. 
. 
Preparan y entregan la información 
solicitada. 
7 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
. 
Recibe la información requerida. 
. 
Instruye al Jefe del Departamento de 
Información y Atención a Medios para 
que 30 minutos antes del evento inicie 
el funcionamiento de la Sala de Prensa. 
. 
Entrega la información que será 
distribuida entre los representantes de 
los Medios de Comunicación, al Jefe del 
Departamento de Información. 
8 
Jefe del Departamento 
de Información y Difusión 
. 
Ordena al Jefe del Área de Información 
y Atención a Medios la puesta en 
servicio de la Sala de Prensa. 
. 
Entrega al Jefe del Área de Información 
y Atención a Medios, la 
documentación que se fotocopiará 
para su distribución entre los usuarios 
de la Sala de Prensa. 


No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
. 


Jefe del Área de 
Información y Atención a 
Medios 

. 


Verifica la fluidez de los servicios y la 
atención a los usuarios durante el 
desarrollo del evento e informa de 
manera intermitente de la operación de 
la Sala de Prensa al Jefe de la Unidad 
de Comunicación Social. 
Envía e instruye a un Analista el 
fotocopiado de los documentos. 

10 Analista 
. 
Recibe información, fotocopia y 
devuelve. 
. 
Recibe la información en original y 
copia, verifica que esta última, tenga 
buena calidad de fotocopiado y esté 
integrada conforme a la cronología de 
Jefe del Área de la agenda, programa u orden del día. 
11 Información y Atención a. 
Envía las copias de la información y 
Medios autoriza al analista la distribución entre 
los representantes de los Medios de 
Comunicación. 
. 
La información original la archiva 
provisionalmente. 

• 
Recibe la información y distribuye. 
12 
• 
Informa la conclusión de la entrega de 
documentos. 
Analista 

• 
Informa al Jefe de la Unidad de 
Jefe del Área de 

Comunicación Social el número de 

Información y Atención

13 Representantes de Medios de 

a Medios 

Comunicación que se encuentran 
presentes en la Sala de Prensa. 

Jefe de la Unidad de 

• 
Se entera de los pormenores. 
14 

Comunicación Social 

Fin del procedimiento. 


PROCEDIMIENTO: BRINDAR EL SERVICIO DE SALA DE PRENSA PARA LA 
ATENCIÓN A LOS REPRESENTANTES DE LOS 
MEIDOS DE COMUNICACIÓN 


50 



PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN 

OBJETIVO: 

Instrumentar y mantener una difusión organizada y sistemática de las Estrategias de 
Comunicación verificando las variantes que se dan en los medios masivos de 
comunicación. 

POLÍTICAS: 

1. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social acordará con el Consejero Presidente o 
con el Secretario Ejecutivo, las Estrategias de Comunicación Institucional que serán 
difundidas, atendiendo las propuestas de difusión de los Órganos de Dirección, así 
como las Unidades Administrativas del Instituto. 
2. 
El Jefe del Departamento de Información y Atención a Medios investigará y recopilará la 
información necesaria para la elaboración de las Estrategias de Comunicación, 
diseñando el diagnóstico que servirá como sustento a la Estrategia. 
3. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social presentará al Consejero Presidente o al 
Secretario Ejecutivo, la propuesta de Estrategias de Comunicación y los proyectos de 
difusión que coadyuven al desarrollo Institucional. 
4. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social en coordinación con el Departamento de 
Diseño Gráfico, Aplicación de Imagen y Servicio de Impresión y el Centro 
de Producción Audiovisual elaborarán los proyectos de campañas de difusión. 
5. 
El Jefe de la Unidad de Comunicación Social solicitará la contratación de servicios de 
sondeos y estudios de campo al Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, 
Arrendamientos y Contratación de Servicios del Instituto Electoral del Estado de México 
con base en la disponibilidad presupuestal con que se cuente. 

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN 


No. 
PASOS 
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 
FORMATO 
UTILIZADO 
1 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Acuerda con el Consejero Presidente o 
el Secretario Ejecutivo las estrategias 
de comunicación institucional 
necesarias para el Instituto. 
.Instruye al Departamento de 
Información y Atención a Medios, sobre 
el tipo de estrategia de comunicación 
que se deberá realizar. 
2 
Departamento de 
Información y Atención 
a Medios 
.Elabora un diagnóstico así como el 
proyecto de Estrategia de 
Comunicación. 
.Entrega al Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social, el proyecto de 
estrategia de comunicación. 
3 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe, analiza y presenta al Consejero 
Presidente o al Secretario Ejecutivo. 
4 
Consejero Presidente o 
Secretario Ejecutivo 
.Si autoriza, entrega la propuesta al 
Jefe de la Unidad de Comunicación 
Social para su implementación. 
.No se autoriza, devuelve propuesta al 
Jefe de la Unidad de Comunicación 
Social para que archive el expediente. 
5 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe la propuesta autorizada para su 
implementación. 
6 
Departamento de 
Diseño Gráfico, 
Aplicación de Imagen / 
Centro de Producción 
Audiovisual 
.Elabora los proyectos de diseño. 
.Elabora Proyecto de Continuidad o 
Cronogramas. 
7 
Jefe de la Unidad de 
Comunicación Social 
.Recibe los proyectos corregidos y los 
presenta al Consejero Presidente o al 
Secretario Ejecutivo. 
.Archiva los resultados de la 
investigación. 
8 
Consejero Presidente o 
Secretario Ejecutivo 
.Revisa la implementación de la 
estrategia de comunicación 
institucional. 
Fin del procedimiento. 

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN 



54 



SIMBOLOGÍA 


SÍMBOLO REPRESENTA 
Se utiliza en los casos en que en un mismo paso se 
realiza tanto una operación como una verificación. 
Indica que dos o más documentos se anexan para 
concentrarse en un solo paquete, el cual permite identificar 
las copias o juegos de los documentos existentes e 
involucrados en el procedimiento. 
Marca el fin de la participación de un documento o material 
en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de 
manera definitiva, con la salvedad de emplearse en otros 
procesos. 
Se utiliza cuando un documento o material por algún motivo 
debe guardarse durante un periodo indefinido, para después 
utilizarlo en otra actividad; significa espera y se aplica 
cuando el uso del documento o material se conecta con otra 
operación. 
Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas 
de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia 
donde va y al principio de la siguiente hoja de donde 
viene; dentro del símbolo se anotará la letra “A” 
para el 
primer conector y se continuará con la secuencia de las 
letras del alfabeto. 
Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o 
es la continuación de otros. Es importante anotar, dentro 
del símbolo, el nombre del proceso del cual se deriva o 
hacia donde va. 


Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si 
algo procede o no, identificando dos o más alternativas de 
solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se 
describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va 
a suceder, cerrándose la descripción con el signo de 
interrogación. 
emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si 
algo procede o no, identificando dos o más alternativas de 
solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se 
describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va 
a suceder, cerrándose la descripción con el signo de 
interrogación. 
Representa el destino final del documento cuando por 
diversas causas ya no es necesaria su participación en el 
procedimiento en estudio. 
Representa formas impresas, documentos, reportes, 
listados, etc., y se anota después de cada operación, 
inspección o actividad combinada indicando dentro del 
símbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar 
el número de copias de formatos utilizados o que existen 
en una operación, se escribirá la cantidad en la esquina 
inferior izquierda; en caso de graficarse un original se 
utilizará la letra “O”. Cuando el número de copias es 
elevado, se interrumpe la secuencia, después de la 
primera se deja una sin numerar y la última contiene el 
número final de copias, esta disposición se ejercerá 
cuando el juego de los formatos siga un mismo flujo; ahora 
bien, si se desconoce el número de copias en el primer 
símbolo se anotará una “X” y en el último una “N”. 
Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese 
momento, se anotará en el ángulo inferior derecho un 
triángulo negro. 
Indica que el formato usado en el procedimiento es un 
modelo que no está impreso; se distingue del anterior 
únicamente en la forma, las demás especificaciones para 
su uso son iguales, pudiendo ser un machote. 
Cuando por necesidades del procedimiento, una 
determinada actividad o participación ya no es requerida 
dentro del mismo, se opta por utilizar el signo de fuera de 
flujo para finalizar su intervención en el proceso. 


Señala el principio o terminación de un procedimiento. 
Cuando se utilice para indicar el principio del proceso se 
anotará INICIO, y cuando se termine se escribirá la 
palabra FIN. 
El cuadro es utilizado como símbolo de inspección, 
verificación, revisión o bien, cuando se examine una 
acción, una forma o una actividad, así como para consultar 
o cotejar sin modificar las características de la acción o 
actividad. 
En ocasiones el procedimiento requiere de una 
interrupción para ejecutar alguna actividad o bien, para dar 
tiempo al usuario de realizar o reunir una determinada 
situación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando 
el proceso requiere de una espera necesaria e 
insoslayable. El caso usual, es cuando un documento se 
archiva temporalmente y después se vuelve a utilizar. 
Marca el flujo de la información y los documentos o 
materiales que se están realizando en el área. Su 
dirección se maneja a través de terminar la línea con una 
pequeña línea vertical y puede ser utilizada en la dirección 
que se requiera y para unir cualquier actividad. 
Es empleada para identificar una consulta, cotejar o 
conciliar la información; invariablemente, deberá salir de 
una inspección o actividad combinada; debe dirigirse a 
uno o varios formatos específicos y puede trazarse en el 
sentido que se necesite, al igual que la línea continua se 
termina con una pequeña línea vertical. 
Indica que existe flujo de información, la cual se realiza a 
través de teléfono, telex, fax, módem, etc. La dirección del 
flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones 
y continúa. 
Se emplea para representar un conjunto de materiales, 
dinero o todo aquello que sea en especie. 


Nos muestra las principales fases del procedimiento y se 
emplea cuando la acción cambia. Asimismo, se anotará 
dentro del símbolo un número en secuencia y se escribirá 
una breve descripción de lo que sucede en este paso al 
margen del mismo. 
muestra las principales fases del procedimiento y se 
emplea cuando la acción cambia. Asimismo, se anotará 
dentro del símbolo un número en secuencia y se escribirá 
una breve descripción de lo que sucede en este paso al 
margen del mismo. 
Se utilizará cuando se hable de registrar o efectuar alguna 
anotación en formatos específicos o libretas de control, 
aparecerá cuando exista la necesidad de consultar un 
documento o simplemente cotejar información. Se deberá 
anotar al margen del símbolo el nombre con el cual se 
puede identificar el registro o control. 
Cuando se registre información, llegará al símbolo una 
línea continua; cuando se hable de consultar o cotejar la 
línea debe de ser de guiones terminando de igual forma en 
el símbolo. 


Campaña de Difusión: 

Cintillo: 

Comunicado: 

Difusión: 

Estrategia de Comunicación: 

Información: 

Inserción: 

Robaplana: 

Testigo de Difusión: 

1/4 de Plana: 

GLOSARIO 

Cuerpo de estrategias que contiene la planificación 
respectiva de medios de comunicación, cuyo propósito 
es sensibilizar a las personas de edades 
determinadas, con respecto a un programa que puede 
ser de carácter social, político, económico, etcétera; 
una región geográfica específica. 

Espacio físico de carácter promocional que ocupa, 
longitudinalmente o transversalmente la parte superior, 
inferior o lateral de un diario, revista o magazine. 

Texto informativo, cuya redacción suscita, permite 
precisar o dar a conocer datos e información 
trascendente, clara, puntual y objetiva. 

Sistema intermitente de informaciones, mensajes, 
anuncios, promocionales, cuyo fin es reiterar los 
contenidos generales y específicos de temas, eventos 
y programas de trabajo para motivar la acción, 
conciencia y participación de las personas. 

Plan o ruta a seguir, que busca impactar o producir 
efectosinformativos y orientación abundante y reiterada 
en las personas. 

Materia prima de toda actividad comunicativa, la cual 
posee diversas formas donde concurren datos útiles 
para el conocimiento o confirmación de algo. 
Cuerpo de datos que en forma hablada, escrita o 
codificada permiten conocer o enterarse de algo en 
particular. 

Formato que se emplea para solicitar la publicación, 
transmisión y exhibición de mensajes, informaciones, 
avisos, convocatorias y promocionales, en 
determinado tamaño, duración, período y cantidad. 

Espacio físico de carácter promocional, comúnmente 
utilizado para la difusión de carteleras, desplegados, 
convocatorias o gacetas informativas. La cual abarca 
casi la totalidad de la plana de un diario, revista o 
magazine. 

Documento probatorio que da cuenta del envío puntual 
y formal, a los medios de comunicación, con respecto 
a información, instructivo u órdenes de inserción. 

Espacio físico de carácter promocional, en el cual se 
difunden asuntos de corte académico, cultural, 
administrativo, informativo, comercial y declarativo, 
cuya medida es la cuarta parte de un diario, revista o 
magazine. 


1/8 de Plana: Espacio físico de carácter promocional, en el cual se 
difunden asuntos de corte académico, cultural, 
administrativo, informativo, comercial y declarativo, cuya 
medida es la octava parte de un diario, revista o 
magazine.